Organización y gestión de los archivos de las Entidades Locales de Navarra con población inferior a los 15.000 habitantes

ORDEN FORAL 50/2016, de 10 de junio, de la Consejera de Cultura, Deporte y Juventud, por la que se aprueban instrucciones para la organización y gestión de los archivos de las Entidades Locales de Navarra con población inferior a los 15.000 habitantes.

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La Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos establece, en su artículo 28, que, por el hecho de formar parte del Sistema Archivístico de Navarra, las Entidades Locales están obligadas a aplicar normas y procedimientos que garanticen el tratamiento adecuado en cuanto a la producción, gestión, organización, conservación y difusión de los documentos generados o recibidos en el ejercicio de sus funciones. Esta obligación es directa para los municipios de más de 15.000 habitantes, es decir, aquellos que la Ley Foral entiende que están en condiciones de organizar por sí mismos su propio servicio de archivo municipal, para los que se reserva un conjunto de funciones y características organizativas específicas (artículo 29), en tanto que establece una asistencia en grado superior por parte del Departamento competente en materia de archivos a las Entidades Locales de población inferior (artículo 30).

Procede, en consecuencia, que el Departamento de Cultura, Deporte y Juventud, en cuanto a competente en materia de archivos, dicte instrucciones al objeto de establecer, con carácter general, las normas y procedimientos técnicos que deben tener en cuenta las Entidades Locales con población inferior a 15.000 habitantes en relación con su responsabilidad respecto a la producción, gestión, organización, conservación y difusión de sus documentos. Para ello, se ha tomado como punto de partida trabajos previos impulsados por la Asociación de Archiveros de Navarra, y en su definición han participado las responsables de los archivos municipales de Pamplona y Tudela junto con las empresas que desarrollan su actividad en el sector.

Por su parte, las Entidades Locales navarras de más de 15.000 habitantes encontrarán en estas instrucciones las referencias marco necesarias para establecer sus propias normas y procedimientos, de acuerdo con la obligación que impone la mencionada Ley Foral.

Dado su objeto, las instrucciones se ajustan a las necesidades habituales de las Entidades Locales y concretan al máximo los criterios y las recomendaciones, de manera que se vea facilitada su aplicación práctica.

Estas instrucciones han sido informadas preceptivamente por la Comisión de Archivos y Patrimonio Documental del Consejo Navarro de Cultura en su sesión de 31 de mayo de 2016, de acuerdo con lo establecido en el artículo 9, relativo a las funciones de dicho Consejo, de la Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos.

En virtud de las facultades conferidas por la Ley Foral 12/2007, de 4 de abril, de Archivos y Documentos,

ORDENO:

1.º Aprobar las instrucciones para la organización y gestión de los archivos de las Entidades Locales de Navarra con población inferior a los 15.000 habitantes, cuyo texto se incluye como anexo.

2.º Trasladar la presente Orden Foral a la Dirección General de Cultura – Institución Príncipe de Viana, al Servicio de Archivos y Patrimonio Documental y a la Secretaría General Técnica.

3.º Publicar la presente Orden Foral en el Boletín Oficial de Navarra.

4.º Contra la presente Orden Foral cabe interponer recurso de alzada ante el Gobierno de Navarra en el plazo de un mes, a contar desde el día siguiente al de su publicación.

En el caso de Administraciones Públicas, contra esta Orden Foral podrá interponerse recurso contencioso-administrativo, en el plazo de dos meses desde su publicación, ante la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Superior de Justicia de Navarra, sin perjuicio de poder efectuar requerimiento previo en la forma y el plazo establecidos en el artículo 44 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa.

Pamplona, 10 de junio de 2016.–La Consejera de Cultura, Deporte y Juventud, Ana Herrera Isasi.

INSTRUCCIONES PARA LA ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES LOCALES DE NAVARRA CON POBLACIÓN INFERIOR A LOS 15.000 HABITANTES

Las presentes instrucciones tienen por objeto permitir la organización y gestión eficiente de los archivos de las Entidades Locales de Navarra, así como asegurar la conservación del patrimonio documental de Navarra a largo plazo.

Estas instrucciones parten de la premisa de que un sistema eficiente de gestión de archivos se inicia en el momento de la creación de los documentos en la oficina, se consolida a lo largo de la tramitación de los expedientes y culmina en la conservación y puesta a disposición de los documentos a la ciudadanía en el Archivo Municipal. Ello se consigue mediante la aplicación de unos requisitos y principios básicos que afectan una serie de cuestiones fundamentales de la gestión de documentos y archivo: Producción de los documentos, organización, descripción y conservación de los expedientes en las oficinas, la decantación de documentos de archivo y de apoyo informativo, la clasificación de los documentos de acuerdo con las funciones desarrolladas por el municipio, la descripción y control de los documentos, la remisión de los documentos al Archivo Municipal, la eliminación de documentos obsoletos sin valor a largo plazo, la gestión del acceso a los documentos, la dotación de instalaciones para el Archivo Municipal y la incidencia de la administración electrónica en los documentos.

Las instrucciones tienen en cuenta la agregación de los documentos en expedientes, que a su vez se organizan en series en función de la tipología de asuntos que aborda la administración municipal en el ejercicio de las competencias que le son propias, sobre la base del procedimiento administrativo.

El Servicio de Archivos y Patrimonio Documental resolverá cualquier duda o comentario sobre la interpretación de estas instrucciones.

1.–Producción de documentos.

Con carácter general, los documentos recibidos o generados a lo largo de la actividad administrativa de la Entidad Local formará parte de un expediente administrativo, tanto en el caso de documentos en soporte papel como electrónico, y serán gestionados por la oficina correspondiente de acuerdo con estas instrucciones.

En el momento de su creación o recepción todos los documentos deben ser clasificados y descritos convenientemente con los datos identificativos, lo que permitirá su control y recuperación posterior. La clasificación de los documentos se realizará desde un inicio, conforme a las series documentales normalizadas recogidas en el Cuadro de Clasificación (apartado 5 de estas instrucciones).

Normalmente, los documentos recibidos a través de los medios admitidos por la ley, deberán ser objeto de asiento en el registro administrativo de la Entidad Local. Los correos electrónicos y otros medios de comunicación como el fax no se consideran habitualmente documentos susceptibles de registro, excepto cuando sean presentados por otra Administración Pública o entidad que tenga establecida esta forma de envío y sean admitidos por la Entidad Local destinataria, conforme al procedimiento administrativo.

2.–Organización, descripción y conservación de expedientes.

Según se desprende del artículo 55 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, que a su vez halla reflejo en el artículo 36 de la Ley 39/2015, de Procedimiento Administrativo, cada acto administrativo “crea” un documento. De la misma forma, no existe acto administrativo si no está formalizado en un documento, bien sea en papel o en soporte digital. Como consecuencia de ello, acto administrativo y documento quedan íntimamente relacionados, sin que sea posible disociarlos.

El Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Interior de las Entidades Locales (artículo 164, párrafo 1) define expediente como “el conjunto de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla”. Más adelante añade: “se formarán mediante la agregación de cuantos documentos (…) deban integrarlos”. De acuerdo con lo anterior, un expediente debe agrupar todos los documentos generados en las distintas fases de un procedimiento administrativo, desde la iniciación, de oficio o a instancia de parte, hasta la ejecución. Los expedientes son, pues, el conjunto de todos los documentos que formalizan un procedimiento administrativo completo.

Los documentos que componen el expediente deberán ordenarse por el mismo orden de su producción –cronológicamente– y con asignación a cada uno de un número correlativo, de suerte que los expedientes deberán estar foliados; el número 1 se asignará al documento inicial, por lo general el más antiguo, y el último número al que concluya el expediente, que puede ser un acuse de recibo. Cada expediente debe ir presidido por un índice de los documentos que lo componen.

El expediente se conservará en una o varias carpetas, en razón de su volumen. Desde el mismo momento en que se abra el expediente, el tramitador anotará en la cubierta exterior la siguiente información: Nombre de la oficina productora (si existen en la Entidad Local varias oficinas tramitadoras), número de referencia del expediente, fecha de inicio del expediente, extracto del asunto, nombre del interesado o interesados (en su caso) e identificación de la serie con su código de clasificación. Los datos del expediente se incluirán en una base de datos destinada al control de los expedientes producidos y a actuar como referencia para su localización.

Cuando un expediente haya finalizado su tramitación, se añadirá a la cubierta exterior la información de fecha de cierre y el número de documentos que lo integran, y se ubicará, convenientemente ordenado, en un espacio específico de la oficina u otro bajo control directo de su responsable, a la espera del momento de su remisión al Archivo Municipal. Es difícil fijar un plazo de transferencia, ya que depende en gran manera de la capacidad de los espacios disponibles en la oficina y la frecuencia de uso de los expedientes. No obstante, la práctica habitual recomienda que la retirada de expedientes tenga lugar en un plazo aproximado de dos años desde la fecha de finalización de los mismos.

Formarán parte del expediente los correos electrónicos, siempre que sean reflejo de un acto administrativo y formen parte de un procedimiento o tramitación administrativa concreta.

No se realizarán grupos de documentos procedentes de distintos expedientes, y se evitarán agrupaciones con denominaciones confusas o “varios”.

En las oficinas puede darse un tipo de expediente temático o dosier de asunto, cuya formación no es consecuencia de un procedimiento administrativo regulado legalmente. Este dosier reúne todos los documentos relativos a un mismo tema y se crea por criterios subjetivos. En ningún caso integrarán dosieres de asuntos los documentos referidos a un determinado procedimiento administrativo.

Todas las oficinas deben disponer de un espacio para conservar su archivo, bajo llave. En éste, los documentos en trámite se conservarán de forma separada a los expedientes que, una vez finalizados, están en disposición de ser transferidos al Archivo Municipal.

En el caso de consulta de un expediente, en ningún caso se extraerán documentos sueltos del mismo, al objeto de asegurar su integridad. Cualquier incidencia en la integridad de un expediente deberá ser objeto de una diligencia, que se incorporará a éste.

Debido al carácter confidencial de gran parte de los documentos, se intentará evitar el depósito de documentos o expedientes en fase de tramitación en lugares accesibles a usuarios u otro personal del municipio no autorizado. Es recomendable la existencia de armarios o cajones cerrados, donde se custodie la documentación en uso.

3.–Documentos de archivo y documentos de apoyo informativo.

En las oficinas de gestión se separará la documentación que debe ser objeto de archivo de aquella que, aun siendo importante en el proceso de generación de los documentos a lo largo del trámite, tiene un mero valor informativo que la hace susceptible de eliminación a corto plazo. Los criterios para reconocer un tipo u otro de documentos son los siguientes:

–Los documentos de archivo son originales, y reflejan las actividades de la Entidad Local en el ejercicio de sus funciones. No pueden destruirse, por lo que pasarán a conservarse en el Archivo Municipal.

–Los documentos de apoyo informativo se recogen para obtener información sobre un asunto concreto en el proceso de toma de decisiones como apoyo a la gestión. No son originales (fotocopias, boletines, revistas, folletos, etc.). Una vez cumplida su misión deben ser destruidos, por lo que no deben ser transferidos al Archivo Municipal.

–Es conveniente que al finalizar la tramitación y formación de expediente, se proceda a la eliminación de plásticos, borradores previos a la generación del documento definitivo, documentación de apoyo informativo, pósits, clips o gomas.

–Es importante que la información relevante contenida en anotaciones informales se incorpore en forma de documento al expediente original, evitando de este modo la presencia en el mismo de pósits o trozos de papel.

4.–Consideraciones a la organización de algunas series documentales más significativas.

1. Organización de la correspondencia y otros documentos simples.

En la documentación de entrada, se puede denominar “correspondencia general” a aquellos escritos de particulares o de otras administraciones que no generan una actividad o resolución de la Entidad Local, por lo que no se integran en un expediente administrativo regulado conforme a procedimiento.

En la documentación de salida, la correspondencia es todavía menos significativa y por lo general reducida al ámbito del protocolo.

Con carácter general, la correspondencia recibida y emitida en el desarrollo de las competencias municipales debe ser objeto de asiento en el registro.

Los documentos de correspondencia se archivarán en la oficina de acuerdo con el Cuadro de Clasificación normalizado para las Entidades Locales de Navarra, organizándose en cortes o fracciones anuales, al objeto de permitir su remisión periódica al archivo del municipio.

Junto a la correspondencia existen también otras series documentales formadas por documentos simples, como por ejemplo nóminas, cotizaciones Seguridad Social o Libros de registro, que se archivarán asimismo organizadas en cortes o fracciones anuales.

1. Organización de expedientes de sesiones municipales.

Los documentos producidos por los órganos de gobierno colegiados de las Entidades Locales se organizarán por expedientes de sesión, que incluirán exclusivamente la siguiente documentación:

–Convocatoria y acuses de recibo de la misma, incluyendo el orden del día y el borrador del acta de la sesión anterior pendiente de aprobación.

–Minuta del acta.

–Mociones o propuestas presentadas, en su caso.

–Edicto de publicación de los acuerdos.

–Remisión del acta al Gobierno de Navarra y a la Delegación del Gobierno, para su control.

Los expedientes o documentos concretos de los asuntos tratados en la sesión, deberán ser retirados del expediente de sesión y formar parte de sus respectivas series de origen.

1. Resoluciones.

Las resoluciones emitidas por el órgano competente deberán ser numeradas e incluidas en sus respectivos expedientes, que serán clasificados según el Cuadro de Clasificación.

Se creará un registro separado de resoluciones que bien puede ser un segundo original en forma de Libro de Resoluciones.

5.–La clasificación de los documentos.

Con carácter general, todos los documentos recibidos y expedidos por la Entidad Local deben organizarse de acuerdo con un Cuadro de Clasificación, donde hallan acomodo todas las actividades desarrolladas por el municipio en el ejercicio de sus funciones. Para facilitar la interoperabilidad de las Entidades Locales de Navarra con otras administraciones, existe un único Cuadro de Clasificación normalizado, para su aplicación en todas las Entidades Locales de Navarra. En la dirección de internet del Servicio de Archivos y Patrimonio Documental existirá actualizado el “Cuadro de clasificación de documentos de las Entidades Locales de Navarra”, cuya estructura corresponderá al desglose de las principales funciones de las Entidades Locales: Gobierno, Administración, Servicios y Hacienda.

Es importante que la aplicación de la clasificación se lleve a cabo en los archivos de oficina, de acuerdo con los criterios establecidos en estas instrucciones.

6.–La descripción y el control de los documentos.

Las oficinas deben llevar un control de los documentos y expedientes producidos en el desarrollo de su actuación administrativa. Este control se consigue en un primer momento a través del propio registro municipal, así como con la generación de bases de datos que ayuden a controlar los expedientes y los documentos simples.

Con el objetivo de controlar de manera eficiente los documentos desde el momento de su recepción y creación, apertura del expediente, tramitación y cierre del mismo, se llevará una base de datos con la siguiente información:

1. Oficina productora. Es importante en el caso de grandes municipios en los que existen oficinas especializadas en materias concretas: Urbanismo, catastro, servicios sociales, etc.
2. Número de expediente.
3. Fechas extremas. Comprende tanto la fecha de inicio como la de finalización del expediente.
4. Título o extracto del expediente. Debe ser claro y conciso, y contener todos los datos esenciales del expediente.
5. Interesado o interesados. En el caso de las personas físicas, la forma autorizada es: Primer apellido, segundo apellido, nombre. En el caso de personas jurídicas o instituciones la forma autorizada es su nombre oficial o formal.
6. Número de documentos que integran el expediente.
7. Código de clasificación de la serie documental. Se determina de acuerdo con el Cuadro de Clasificación normalizado.
8. Palabras clave o temas. Se identificarán a partir de un vocabulario controlado de términos que deben permitir una búsqueda ágil y combinada de los documentos y expedientes.
9. Descriptor geográfico. Se identificará unívocamente el emplazamiento a partir del callejero municipal e inventario de topónimos.
10. Identificador de instalación en caja o signatura. Permitirá la recuperación del expediente, tanto en su tramitación como una vez concluida ésta, y se actualizará una vez haya sido transferido al Archivo Municipal.
11. Observaciones. Se incluirá otra información relevante no incluida en los campos anteriores.

Las posibilidades de búsqueda de los documentos pueden optimizarse mediante listas de nombres y términos normalizados, relativos a organizaciones, personas, lugares y descriptores temáticos.

En todo caso, deben establecerse medidas de seguridad para evitar el acceso no autorizado a las bases de datos.

Deben tomarse precauciones especiales con las consultas externas, que deberán hacerse únicamente tras la autorización del Secretario o Secretaria del municipio. Asimismo, deberá garantizarse el mantenimiento de la organización de los documentos conforme a esta Instrucción.

7.–La remisión de los documentos al Archivo Municipal.

De acuerdo con el ciclo de vida de los documentos, tal como aparece reflejado en el artículo 15 de la Ley Foral 12/2007, de Archivos y Documentos, los documentos pasan por tres etapas en su ciclo vital:

1. a) Una primera fase, llamada activa, en que la documentación está en periodo de tramitación o es de uso habitual por parte de la oficina productora; se corresponde con el archivo de gestión o de oficina.
2. b) Una segunda fase, denominada semiactiva, en la que la documentación no es de uso habitual por la oficina productora, pero mantiene su vigencia administrativa; se corresponde con el archivo intermedio.
3. c) Finalmente una tercera fase, la inactiva, cuando la documentación que es considerada útil para la información es conservada con carácter permanente. Se corresponde con el archivo histórico.

A efectos prácticos, las Entidades Locales con una población inferior a 15.000 habitantes, podrían unificar la segunda y tercera fase del ciclo de vida en una sola, de manera que de hecho puedan existir únicamente dos etapas: Una fase de permanencia de los documentos en la oficina, consistente por lo general en un plazo de dos años desde la fecha de finalización del expediente, y una segunda fase de conservación de los documentos en el Archivo Municipal, en la que se llevarán a cabo las operaciones de tratamiento y eventual eliminación de documentación, siempre de acuerdo con los criterios establecidos en las instrucciones para la evaluación y la eliminación de documentos de las Entidades Locales de Navarra.

El traslado de los documentos desde el archivo de oficina al Archivo Municipal debe controlarse y documentarse bajo la responsabilidad del Secretario o Secretaria del municipio. En el caso de que hubiera designación a un empleado público para hacerse cargo de la custodia del Archivo Municipal, existirá un formulario de transferencia anual donde se indiquen, a modo de inventario, las referencias oportunas a los expedientes y documentos simples objeto de traslado, que será validada por el Secretario o Secretaria. Este formulario deberá contener como mínimo la siguiente información: Identificación de la oficina remitente y su responsable, en su caso, fecha de transferencia, breve descripción de los expedientes o documentos simples, código de clasificación documental, número de cajas transferidas y la signatura o localización dentro del Archivo Municipal.

El formulario de transferencia podrá ser sustituido por una base de datos que recoja la información de referencia.

8.–La eliminación de los documentos.

La Ley Foral 12/2007, de Archivos y Documentos prohíbe expresamente la eliminación de documentos oficiales originales sin valoración previa, por considerarlos patrimonio documental de Navarra, tal como lo define la Ley Foral 14/2005, del Patrimonio Cultural.

La eliminación de documentos únicamente podrá llevarse a cabo conforme a las instrucciones para la evaluación y la eliminación de documentos de las Entidades Locales de Navarra.

Pueden eliminarse copias o duplicados sin valor informativo, siempre que quede asegurada la conservación del documento original.

La eliminación de documentos se llevará a cabo de forma segura, y de forma respetuosa con el medio ambiente. Se extremarán las precauciones cuando los documentos que deban destruirse contengan datos de carácter personal.

9.–La gestión del acceso a los documentos.

Excepto para acciones de difusión o restauración de documentos, no se podrá sacar documentación municipal original de las dependencias de la Entidad Local. Por otra parte, deberá establecerse un control estricto de los accesos al depósito de archivo.

El acceso a los documentos se regula por la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno y la Ley Foral 11/2012, de 21 de junio, de la Transparencia y del Gobierno Abierto cuyo principio es el acceso libre a la documentación, excepto en los casos establecidos en orden a la protección de datos u otras causas de inadmisión.

Por otra parte, de acuerdo con lo dispuesto en la normativa de protección de datos, el responsable del Archivo Municipal deberá llevar un control por escrito de todas las consultas que se desarrollen sobre los documentos en función de los niveles de seguridad. El instrumento de control deberá reflejar, como mínimo, los siguientes extremos: Fecha de la consulta, nombre y DNI del interesado e identificación de los documentos objeto de consulta.

En el caso de préstamos a las oficinas de la Entidad Local, es recomendable que el empleado municipal que retire un expediente o carpeta de una caja deje un testigo del préstamo, que puede ser a través de un talonario con doble copia, dejando el original en el propio talonario y ubicando la copia en el lugar donde se encontraba instalada la documentación extraída. No podrán separarse documentos sueltos del expediente ni documentos simples que formen parte de una carpeta para su préstamo: Deberán extraerse en todo caso expedientes o carpetas completas.

Siempre que sea posible, el préstamo de documentos debe evitarse mediante la reproducción digital de éstos.

10.–Instalaciones del Archivo Municipal.

El espacio donde se ubique el archivo municipal deberá tener, como mínimo, las siguientes características:

–Ubicación y accesibilidad: El Archivo Municipal deberá estar cerca de las oficinas cuyas necesidades debe atender. Debe evitarse la presencia de escaleras, con el fin de facilitar una mejor circulación de los documentos entre las oficinas y el archivo.

–Altura mínima: Al objeto de conseguir la máxima eficacia para almacenamiento de cajas de archivo, se recomienda una altura mínima de 2,30 m.

–Resistencia del suelo: Dado el volumen y peso de los fondos documentales a almacenar, el forjado del suelo deberá poder soportar un peso mínimo de 1.200 kg por metro cuadrado.

–Destino: En atención a las características de almacenamiento de los documentos, así como a la aplicación de controles de seguridad destinados a la protección de datos de carácter personal, el espacio asignado estará exclusivamente destinado a archivo de documentos, por lo que se evitará su uso para almacenamiento a la vez de otros enseres. Por razones de conservación, se evitará la exposición a situaciones de especial riesgo, singularmente por fuego o por agua.

–Acceso: Atendiendo al carácter confidencial de los datos y la necesaria reserva de los documentos, existirá un control sobre aquellos cuyo acceso esté restringido. Del mismo modo, se llevará un control sobre el acceso a los documentos libremente accesibles.

Se procurará que exista un lugar específico como espacio de consulta, al objeto de evitar que el acceso a los documentos se lleve a cabo en los depósitos de archivo.

–Condiciones de conservación: La conservación de los documentos precisa de ventilación e iluminación adecuadas, razón por la que habrá que procurar la orientación norte del depósito y la presencia de un número reducido de ventanas, en tanto que la iluminación natural deberá ser indirecta y la artificial de escasa potencia.

Las estanterías serán normalizadas, sin elementos punzantes, ni cortantes. Deberán ser galvanizadas, del grosor adecuado al peso de las cajas y con bordes romos.

El depósito de archivo contará con aparatos básicos de control constante de temperatura y humedad. Los márgenes de humedad y temperatura aconsejables son los siguientes:

• Humedad relativa, constante entre 50-60%.
• Temperatura, constante entre 16-21º.

Cuando no sea posible mantener estas condiciones, se intentará evitar los contrastes bruscos diarios o estacionales, de manera que los valores se mantengan lo más estables posible.

Debe existir vigilancia regular que permita la inmediata detección de presencia de agentes biológicos, existencia de filtraciones de agua o cualesquiera otras contingencias que pongan en peligro la conservación y seguridad de los documentos. Deben tenerse en cuenta de forma especial los riesgos de los depósitos cuando estén bajo cubierta y existan bajantes de agua.

–Limpieza: Al igual que otras dependencias municipales, se deberán fijar unos niveles de limpieza ordinarios de suelos, luces, ventanas, etc. Se aconseja la limpieza de cajas o unidades de instalación con una periodicidad mínima de tres meses.

11.–Los nuevos documentos y la administración electrónica.

Actualmente y de la mano de la e-Administración, se está produciendo un vuelco en la manera en que son generados los documentos administrativos. La nueva ley 39/2015, de Procedimiento Administrativo, establece como obligatoria la Administración Electrónica a partir del 3 de octubre de 2016. Ello implica que los municipios deberán planificar actuaciones y rutas de trabajo para llegar a la e-Administración.

Esta misma ley establece la creación de un archivo único que deberá ponerse en marcha no más tarde del 3 de octubre de 2018. Por ello, las Entidades Locales de Navarra deberán aunar esfuerzos al objeto de satisfacer los requisitos para la dotación de archivos electrónicos únicos.

Es importante señalar algunas recomendaciones desde el punto de vista de la gestión y conservación de los documentos electrónicos:

–Los documentos electrónicos son auténticos, seguros y fiables si son validados en la forma que establece la legislación, por lo que un documento digitalizado o creado en el sistema, en soporte digital, sin validación ni firma no puede considerarse documento original ni auténtico.

–La digitalización de los documentos ya existentes en soporte papel produce documentos electrónicos que pueden llegar a ser copias auténticas, pero sólo si tienen las características marcadas por la legislación en vigor. Es recomendable consultar al Servicio de Archivos y Patrimonio Documental del Gobierno de Navarra la viabilidad de los proyectos de digitalización masiva, en el caso de que un municipio llegue a considerar su aplicación.

–Para la conservación a medio y largo plazo de los documentos electrónicos, en función de su valor histórico, deberán respetarse los criterios establecidos por el Departamento del Gobierno de Navarra competente en materia de archivos.

–El Departamento competente en Administración Local y el Departamento competente en archivos, en el ejercicio de sus respectivas competencias, informarán de los criterios y formularán recomendaciones en relación a las prácticas concretas que deberán desarrollar las Entidades Locales para la correcta creación, gestión y conservación de los documentos electrónicos.

ANEXO 1

Criterios básicos para la gestión de los documentos de Entidades Locales de Navarra con población inferior a los 500 habitantes

Son mayoría las Entidades Locales de Navarra cuya población no excede los 500 habitantes, por lo que las necesidades en gestión de documentos deben amoldarse a la realidad existente en cada caso. Sin embargo, deben considerarse unas condiciones mínimas que garanticen la organización, el control, la conservación y el acceso imprescindibles de los documentos producidos por las Entidades Locales.

–Todos los documentos deben estar convenientemente identificados y clasificados.

–Los documentos que constituyen expedientes deben identificarse como pertenecientes a una tramitación determinada, de acuerdo con el Cuadro de clasificación de documentos de las Entidades Locales de Navarra, y organizarse como grupo de acuerdo con la codificación de las series. Debe llevarse un control informático de cada expediente, con los siguientes datos mínimos: Número de expediente del año, código de expediente (si procede), código de clasificación, interesado, asunto y número de hojas.

–La correspondencia no constitutiva de expedientes debe organizarse físicamente teniendo en cuenta los períodos anuales, y ordenarse cronológicamente. Si se opta por separar la correspondencia entrada de la correspondencia salida, deberá llevarse necesariamente un control informático que relacione una solicitud con su respuesta.

–Una vez tramitados los expedientes y resueltos los asuntos, éstos se conservarán en una ubicación adecuada, especialmente en cuanto a temperatura y humedad, organizada en cajas, conservados bajo llave y custodiados por el Secretario o Secretaria del municipio. Un armario dotado de cerradura –o un grupo de armarios, en su caso– en el despacho del Secretario o Secretaria, puede ser suficiente.

–Es recomendable llevar un registro de las cajas conservadas en cada armario, con los siguientes datos: Número de caja, año de producción de los documentos y códigos de clasificación normalizados más denominación de las series.

–El Secretario o Secretaria deberá llevar un control por escrito de todas las consultas que se desarrollen sobre los documentos, de acuerdo con lo dispuesto en la normativa de protección de datos en función de los niveles de seguridad de los documentos. Deberá llevar una anotación, como mínimo, de los siguientes extremos: Fecha, nombre y DNI del interesado e identificación del documento al que accede.

–En ningún caso debe producirse la salida o préstamo de documentos fuera del ámbito específico destinado a la consulta, salvo que lo haga un empleado municipal autorizado en razón de un trámite administrativo.

–Cuando un empleado del municipio precise recuperar temporalmente un documento o expediente, deberá llevarse a cabo anotación en un libro registro de préstamos. En éste se incluirá la fecha, el nombre y DNI del empleado, su oficina, breve descripción del documento objeto de préstamo y firma del interesado. Es recomendable que el Secretario o Secretaria diseñe un documento-testigo de préstamo, que ubicará temporalmente en el lugar del que se extrajo el documento objeto de préstamo, para un mejor control de éste.

–Las condiciones ambientales de conservación de los documentos serán similares a las existentes en el despacho del Secretario o Secretaria del municipio, previniendo especialmente las condiciones extremas y las oscilaciones de temperatura y humedad.

–Los cargos municipales depositarán en el archivo los documentos que se produzcan a lo largo de su gestión, lo que debe asegurarse especialmente cuando finalice su mandato.

–Por imperativo legal, no pueden eliminarse documentos originales obrantes en el archivo del municipio, sea cual sea su antigüedad y productor, salvo que exista acuerdo favorable de la Comisión de Evaluación Documental de Navarra en conformidad con las instrucciones para la evaluación y la eliminación de documentos de las Entidades Locales de Navarra.

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